Dasar-dasar Penggunaan
"POWERPOINT"
1. Aktifkan program Microsoft PowerPoint 2007.
2. Membuat Presentasi
Slide
pertama presentasi biasanya berisi judul dan subjudul. Secara default,
saat program Microsoft PowerPoint 2007 diaktifkan pada lembar kerja akan secara
otomatis tampil kotak judul dan subjudul presentasi. Untuk menuliskannya, klik
kotak "Click to add title", lalu ketikan judul presentasi,
misalnya "sejarah para fisikawan"
3. Membuat dan Mengedit Teks.
Untuk
menambahkan teks pada desain slide, pilih Ribbon Insert. Pada group Text>
klik Text Box, lalu ketikan teks yang diinginkan. Jika teks yang
dituliskan tidak sesuai. Anda bisa mengeditnya dengan mengklik teks yang akan
diedit.
4. Menggunakan Outline
Outline
adalah bagian dari aplikasi Microsoft Power Point 2007 yang terletak di sisi
kiri lembar kerja. Cara menampilkan outline adalah dengan mengklik tab Outline
yang terletak di bawah Ribbon. Pada outline akan ditampilkan objek atau teks
yang menjadi bagian slide aktif. Anda juga bisa mengedit teks melalui outline
dengan cara seleksi teks pada ourline baru kemudian mengedit teks.
5. Membuat catatan
Anda dapat
juga menambahkan catatan pada slide dengan mengklik area "Click to Add
Notes" di bawah slide. Setelah itu ketikkan catatan slide yang akan
ditambahkan.
6. Menyimpan File Presentasi
Cara
menyimpan file presentasi sama seperti menyimpan file presentasi pada Microsoft
Power Point versi sebelumnya dengan save tool pada Quick Access
toolbar. Ketikkan nama file dan tujuan yang diinginkan. Pilih Power
Point Presentation di bagian Save as Type, dan akhiri dengan
mengklik Save.
7. Mengatur Desain Presentasi
Untuk mempercantik
presentasi, anda bisa menambahkan desain yang menjadi bawaan dari aplikasi
Microsoft Power Point 2007 melalui Ribbon Design. Ribbon itu
memungkinkan anda untuk menambahkan desain latar belakang slide dengan
mengaktifkan slide, lalu pilih Ribbon Design. Pada group Themes
pilih salah satu desain slide. Untuk menampilkan semua pilihan desain, klik
Slide yang akan dipilih akan ditampilkan pada halaman kanvas.
8. Mengatur Format teks
Format teks
yang dimaksud di sini adalah seperti pengaturan ukuran, jenis font, warna teks
dan sebagainya. Untuk mengatur format teks, seleksi teks dan gunakan Group Font
dengan mengaktifkan Ribbon Home terlebih dahulu. Pilih salah satu
icon untuk mengatur format teks.
a.
Menggunakan Kotak Dialog Font
Anda bisa
juga mengedit teks menggunakan kotak dialog Font dengan memilih Ribbon Home.
Lanjutkan dengan menyorot Group Font, lalu klik anak panah di sudut
kanan bawah.
b.
Menggunakan Bullet and Numbering
Bullet and
Numbering seriing digunakan untuk menuliskan poin-poin bahasan dalam
presentasi. Untuk menambahkan Bullet atau Numbering, gunakan cara
di bawah ini:
1. Seleksi
bagian yang akan ditambah bullet atau numbering.
2. Pilih
Ribbon Home> Bullet> atau Numbering pada Group Paragraph.
3. Pilih
bentuk bullet atau numbering yang diinginkan.
9. Teknik Penggunaan Warna
Selain
teknik pengaturan desain presentasi, teknik penggunaan warna (atau biasa
disebut theme) juga mempengaruhi hasil akhir presentasi yang disajikan. Cara
mengatur theme adalah dengan memilih Ribbon Design. Kemudian, pilih
warna dengan mengklik Color pada Group Themes.
10. Mengubah Warna Background
Jika kurang
menyukai warna Background theme, anda bisa mengubahnya melalui Ribbon Design
dan memilih Background Style pada Group Background. Akan muncul
berbagai warna Background, anda bisa juga mengubah style Background secara
manual dengan memilih Format Background pada kotak Background Style.
Pada pilihan itu, anda bisa mengatur style lebih detail. Warna yang bisa
dipilih juga lebih bervariasi, misalnya warna gradasi, tekstur atau bahkan
gambar.
11. Menggunakan Master Presentasi
Master
Presentasi biasanya menjadi bagian dari template, termasuk di dalamnya teks,
objek, theme, font, shapes dan sebagainya. Untuk membuat master presentasi,
pilih Ribbon View. Pada group Presentase Views, pilih Slide
Master, lalu ketik teks yang diinginkan.
12. Bekerja dengan Tabel, Gambar, Video dan Sound
Dalam
presentasi, penambahan tabel, Gambar, Video dan Sound akan memberikan
nilai plus tersendiri
a. Bekerja dengan Tabel
Objek tabel
sering digunakan dalam penyajian presentasi, yang biasanya dipakai dalam
pembuatan laporan.
- Membuat tabel
Cara
menambahkan objek tabel pada presentasi adalah dengan memilih Ribbon Insert.
Pada group Tables, pilih Tabble> Insert Table dan
tentukan jumlah baris dan kolom. Kemudian masukkan data yang dibutuhkan.
- Mengatur Format Tabel
Untuk
memodifikasi tabel, aktifkan tabel dan pilih ribbon Layout. Lanjutkan
dengan mengatur layout tabel yang diinginkan. Untuk mengetahui lebih jauh
fungsi tool dari menu layout yang digunakan, baca keterangan berikut:
·
Selecti: untuk menyeleksi bagian
tabel yang diinginkan.
·
View Gridlinesi: untuk
menampilkan/menyembunyikan garis bantu Gridlines.
·
Delete: untuk menghapus bagian tabel yang
diseleksi.
·
Insert Above: untuk menyisipkan baris ke atas.
·
Insert Bellow: untuk menyisipkan baris ke bawah.
·
Insert Left: untuk menyisipkan kolom ke kiri.
·
Insert Righ: untuk menyisipkan kolom ke kanan.
·
Merge Cells: untuk menggabungkan cell yang
diseleksi.
·
Split Cells: untuk membagi sel menjadi beberapa
bagian.
·
Table Row Height: untuk mengatur tinggi baris.
·
Table Column Widdth: untuk mengatur lebar kolom.
·
Distribute Rows Height: untuk
menyamakan tinggi baris.
·
Distribute Rows Widht: untuk
menyamakan lebar kolom.
·
Left: untuk meratakan teks ke sisi kiri
sel.
·
Center: untuk meratakan teks ke sisi tengah
sel.
·
Right: untuk meratakan teks ke sisi kanan
sel.
·
Align Top: untuk meratakan teks ke bagian atas
sel.
·
Center Vertically: untuk meratakan teks ke bagian
tengah sel.
·
Align Bottom: untuk meratakan teks ke bagian
bawah sel.
·
Text Direction: untuk memutar teks dengan sudut
putaran tertentu.
·
Cells Margin: untk mengatur batas atas, kiri,
kanan dan bawah teks pada sel.
- Mengatur desain tabel
Anda juga
dapat memanfaatkan Ribbon Design untuk memodifikasi tabel. Fungsi tool dari
Ribbon Design sebagai berikut:
·
Header Row: untuk menambahkan arsiran pada baris
pertama tabel.
·
Total Row: untuk menambahkan arsiran pada
baris terakhir tabel.
·
Banded Row: untuk menambahkan variasi arsiran
berbeda pada baris tabel.
·
First Column: untuk menambahkan arsiran pada kolom
pertama tabel.
·
Last Column: untuk menambahkan arsiran pada kolom
terakhir tabel.
·
Banded Row: untuk menambahkan variasi arsiran
berbeda pada kolom tabel.
·
Tables styles: untuk mengubah style tabel.
·
Shading: untuk menambahkan arsiran warna
bagian tabel.
·
Outside Border: untuk menambahkan garis border
tabel.
·
Effect: untuk menambahkan efek emboss/bevel
pada sel tabel.
·
Quick Style: untuk menambahkan variasi word art
pada teks tabel.
·
Teks Fill: untuk menambahkan variasi warna
teks.
·
Text Outline: untuk menambahkan variasi garis
luar teks.
·
Text Effect: untuk menambahkanvariasi effect
teks.
·
Pen Style: untuk mengubah style garis tabel.
·
Pen Weight: untuk mengubah tebal garis tabel.
·
Pen color: untuk mengubah warna garis tabel.
·
Draw table: untuk mengaktifkan pen tabel.
·
Eraser: untuk menghapus format tabel.
b. Menggunakan Gambar
Penambahan
obyek gambar merupakan salah satu komponen pendukung dalam penyajian
presentasi. Untuk menambahkan obyek image, pilih Ribbon Insert. Pada
group Illustration, pilih Picture. Lanjutkan dengan menentukan
direktori file image yang akan ditambahkan dan klik Insert untuk
mengakhiri.
*Menggunakan Grid dan Drawing Guides
Grid dan
Guide digunakan untuk mengatur posisi obyek pada presentasi sesuai keinginan.
Untuk menggunakan Grid dan Guide, klik kanan lembar kerja dan pilih Grid dan
Guide, lalu atur setting sesuai keinginan.
*Membuat album Photo
Anda juga
bisa menambahkan photo album pada Microsoft Power Point 2007 menggunakan
langkah sebagai berikut:
1.
Pilih Ribbon Insert.
2.
Pada group Illustration pilih Photo
Album> menu New photo album.
3.
Tentukan direktori file image yang akan dijadikan
album dengan klik File/Disk.
4.
Klik Insert untuk mengakhiri. (Ulangi langkah no.4 dan
5 untuk menambahkan file image atau foto lain)
5.
Pilih Fit to Slide untuk menyamakan ukuran foto dengan
ukuran slide.
6.
Setelah selesai klik Create.
7.
Klik Slide pertama, lalu tambahkan teks.
c. Menggunakan Video dan Sound
Objek gambar
dan suara juga bisa dijadikan objek pendukung presentasi yang disajikan. Objek
video berupa objek dengan animasi gerak.
*Menambahkan file video
Caranya: pilih
Ribbon Insert. Pada group Illustration pilih Movie dilih disalah satu sumber
file movie
·
Movie from file: digunakan untuk memilih
file video dari direktori lain.
·
Movie from Clip Organizer: digunakan
untuk memilih file video dari Clip Organizer pada task panes Clip Art. Objek
movie yang diklik akan tampil pada bidang kanvas.
*Menambahkan Sound
Untuk menambahkan sound ikuti
langkah berikut:
1. Pilih
Ribbon Insert.
2. Pada
group Illustration pilih Sound.
3. Pilih
salah satu sumber file sound:
·
Sound from file: untuk memilih file sound dari
direktori lain.
·
Sound from Clip Organizer: untuk
memilih file sound dari Clip Organizer.
·
Play CD Auto Track: untuk memilih file sound dari CD.
·
Record Sound: untuk memilih file sound yang
merupakan hasil rekaman.
Slide yang ditambah sound akan ditandai speaker. Anda
bisa memindahkan simbol speaker tersebut pada posisi yang di inginkan.
*Menggunakan Efek Dalam Presentasi
Menyajikan presentasi semenarik mungkin menjadi tujuan
utama seorang presenter agar audens tidak merasa bosan, tetapi merasa nyaman.
Salah satu sajian menarik dalam presentasi adalah penambahan efek.
1.
Menambah dan menggunakan animasi pada presentasi
dilakukan dengan cara berikut:
a. Aktifkan atu tampilkan slide yang akan ditambah animasi.
b. Pilih Ribbon Animation, pilih Animate pada group Animation.
Setelah memilih bentuk animate maka animasi akan
ditampilkan pada lembar kerja. Untuk mengulang tampilan animasi klik Preview
tool.
2.
Mengatur Setting Animasi: pengaturan setting animasi
diperlukan untuk menampilkan sajian presentasi secara maksimal. Untuk mengatur
setting animasi, lakukan tahapan sebagai berikut:
a.Pilih Ribbon Animation.
b.Pada group Animation pilih Custom animation untuk
menampilkan
task panes Custom animation di
sisi kanan lembar kerja. Pada task
panes Custom animation terdapat
menu sebagai berikut:
·
Change/Add Effect: untuk mengubah atau menambahkan
animasi pada objek slide yang diseleksi.
·
Remove: untuk menghapus animasi dengan mengklik
nomor animasi pada presentasi lalu klik Remove.
·
Start: untuk menampilkan objek menjadi
slide presentasi, klik mouse. Ada 3 pilihan untuk menampilkan objek yaitu On
Click (untuk menampilkan objek dengan mengklik mouse), With Previous (untuk
menampilkan objek yang menjadi presentasi secara bersamaan) dan After
Previous (untuk menampilkan objek yang menjadi bagian presentasi satu
persatu)
·
Direction: untuk menampilkan objek dari
arah tertentu.
·
Speed: untuk mengatur kecepatan animasi
setiap objek.
3. Menggunakan efek transisi
Efek
transisi adalah sefek pergantian slide menggunakan group Transition to this
slide. Efek transisi meliputi suara dan animasi. Untuk menembahkan efek
transisi, caranya sebagai berikut:
a. Pilih Ribbon Animation.
b. Tampilkan semua pilihan efek transisi dengan mengklik tanda panah
pada
group Transition to This
Slide.
c. Pilih bentuk transisi untuk
ditampilkan pada lembar kerja.
d. Gunakan efek transisi suara dibagian Transition Sound.
e. Atur kecepatan transisi pada Transition Speed.
f. Klik Apply to All untuk
menerapkan efek transisi pada semua slide
presentasi.
g. Hilangkan tanda centang pada On Mouse Click jika anda ingin
menampilkan efek transisi tanpa
harus melakukan klik.
h. Atur waktu tampil setiap slide pada bagian Automatically after.
4. Membuat Hyperlink
Hyperlink
digunakan untuk menghubungkan antara slide satu dengan slide yang lain. Dapat
juga dengan menghubungkan file presentasi satu dengan file presentasi yang lain.
Cara menggunakannya sebagai berikut:
a. Seleksi
bagian slide yang akan ditambah hyperlink
b. Pilih Ribbon Insert pada
group Links pilih Hyperlink.
c. Jika ingin membuat Hyperlink ke
file presentasi lain, pilih direktori dan nama
file yang akan dijadikan tujuan pada Look In, lalu klik OK.
Jika ingin membuat hyperlink ke slide lain yang masih
ada dalam satu file presentasi yang sama, klik tombol Bookmark. Setelah
itu, pilih nama slide yang akan dijadikan link tujuan anda.
5. Menggunakan perintah action.
Hampir sama
dengan fungsi dan penggunaan hyperlink, action juga bisa digunakan untuk
membuat hubungan antara slide satu dengan slide yang lain, serta hubungan
antara file presentasi satu dengan file presentasi lain. Namun begitu, action
di sini bisa digunakan untuk menghubungkan file presentasi anda dengan file
dari program aplikasi lain. Biasanya action pada PowerPoint berupa objek
tombol. Dengan begitu anda harus membuat tombol terlebih dahulu, baru kemudian
dapat membuat sebuah action. Cara membuat tombol sebagai berikut.
a. Pilih
Ribbon Insert, pada group Illustration> Shape.
b. Pilih
salah satu bentuk tombol pada kategori Action Button.
c. Buat
tombol pada lembar kerja.
d. Pilih action
yang diinginkan. Hyperlink to (untuk membuat action berupa
hyperlink ke slide lain atau file
presentasi lain). Run Program (untuk
mengaktifkan file dari program aplikasi
lain) misal, Microsoft Excel 2007 atau
Microsoft Word 2007.